När rätt kompetens börjar med rätt behov

Kompetensförsörjning handlar om mer än att hitta en person med rätt utbildning. Det börjar med att förstå vad verksamheten faktiskt behöver, både idag och framåt. När en organisation står inför en rekrytering eller behöver förstärka ett team är det lätt att börja med frågan om vem man ska anställa. Vilken utbildning ska personen ha, hur många års erfarenhet krävs och vilka arbetsuppgifter ska ingå i rollen? De frågorna är viktiga, men de ger bara en del av bilden. För att hitta rätt kompetens behöver verksamheten först förstå vilket behov som ligger bakom rekryteringen, vilka problem som ska lösas, vilka mål som ska uppnås och vilken typ av kompetens som saknas i den befintliga organisationen. När behovet blir tydligare blir det också lättare att avgöra vilken kompetensprofil som faktiskt behövs. Börja med verksamhetens behov En kompetensprofil blir som mest användbar när den utgår från verksamhetens verklighet. Det kan exempelvis handla om en organisation som växer och behöver förstärka sin analyskapacitet, en verksamhet som genomför en förändring och behöver projektkompetens eller ett team där det finns ett behov av specialistkunskap inom ett specifikt område. I andra situationer kan utmaningen handla om något mer långsiktigt, där organisationen behöver bygga upp kompetens som kommer att vara viktig under flera år framåt. Samma yrkestitel kan därför innebära helt olika behov beroende på verksamhetens storlek, struktur, mål och aktuella situation. Det är också vanligt att kompetensbehov förändras under ett projekt eller en organisatorisk utveckling. En kompetens som är central i början av ett arbete kan bli mindre viktig när verksamheten går in i nästa fas, samtidigt som nya behov uppstår. Ett förändringsarbete kan exempelvis börja med behov av analys och kartläggning, gå vidare till implementering och därefter kräva kompetens inom uppföljning och utveckling. Att se kompetens som något dynamiskt gör det möjligt att planera mer träffsäkert och att använda resurser där de skapar störst värde. Utbildning ger en grund, erfarenheten formar profilen Utbildningsbakgrund är ofta en viktig del av en kompetensprofil, särskilt när rollen kräver teoretisk kunskap inom ett specifikt område. En akademisk utbildning kan ge förmåga att analysera komplex information, förstå vetenskapliga perspektiv, arbeta strukturerat med problem och förhålla sig kritiskt till olika typer av information. Samtidigt säger en examen relativt lite om hur personen kommer att använda sina kunskaper i en specifik verksamhet. Två personer med samma examen kan ha utvecklat helt olika kompetenser beroende på vilka roller de haft, vilka frågor de arbetat med och vilka miljöer de har befunnit sig i. Det är därför samspelet mellan utbildning och erfarenhet som ofta skapar den kompetensprofil som blir relevant för ett uppdrag. En person kan exempelvis ha en akademisk bakgrund inom ekonomi och därefter ha arbetat med analys, verksamhetsutveckling och projektledning, medan en annan person med samma utbildningsbakgrund har utvecklat specialistkompetens inom redovisning eller finansiell styrning. Utbildningen skapar en gemensam grund, medan arbetslivet successivt formar olika inriktningar, perspektiv och specialistområden. För den organisation som söker kompetens blir det därför viktigt att titta på hela erfarenhetsbilden och förstå hur personens kunskaper har omsatts i praktiken. När kompetens behöver komplettera den befintliga organisationen I många verksamheter finns redan en stor mängd kunskap och erfarenhet internt. Kompetensförsörjning handlar då ofta om att identifiera vad som saknas eller vad som behöver förstärkas, snarare än att ersätta det som redan fungerar. En ny person kan bidra med specialistkunskap, analytiska perspektiv, erfarenhet från andra typer av verksamheter eller kunskap inom ett område som organisationen håller på att utveckla. Kombinationen av befintlig kompetens och nya perspektiv kan skapa förutsättningar för att arbeta vidare med frågor som annars riskerar att stanna upp. Här kan extern kompetens fylla en särskild funktion. En konsult kan komma in under en begränsad period för att bidra i ett specifikt projekt, täcka upp under en förändringsperiod eller tillföra kunskap som organisationen ännu inte behöver på heltid. Det kan också handla om att snabbt förstärka en befintlig funktion när arbetsbelastningen ökar eller när ett nytt uppdrag kräver ytterligare kapacitet. Genom att anpassa omfattningen av kompetensinsatsen efter det faktiska behovet kan organisationen skapa större flexibilitet i sin kompetensförsörjning. Rekrytering och konsultlösningar fyller olika behov En rekrytering innebär vanligtvis att organisationen bygger sin långsiktiga kompetens genom att anställa en person som blir en del av verksamheten över tid. Det kan vara relevant när behovet är varaktigt och rollen utgör en viktig del av organisationens framtida struktur. En konsultlösning kan i stället passa när behovet är tidsbegränsat, specialistinriktat eller kopplat till en särskild förändring eller ett projekt. I vissa situationer kan en verksamhet också behöva kombinera lösningarna, exempelvis genom att använda en konsult för att täcka ett omedelbart behov samtidigt som en rekryteringsprocess pågår. Vilken lösning som passar beror därför på flera faktorer, bland annat tidsperspektiv, kompetensens karaktär, verksamhetens kapacitet och hur rollen är tänkt att utvecklas. Ett tidsbegränsat projekt behöver exempelvis inte alltid motivera en permanent rekrytering, samtidigt som ett återkommande och strategiskt kompetensbehov ofta kan tala för att bygga upp kompetensen internt. Genom att först definiera behovet blir det lättare att därefter avgöra vilken form av kompetensförsörjning som är mest relevant för situationen. Den mänskliga faktorn är fortfarande central Även när kompetensbehovet är tydligt och kravprofilen är väl genomarbetad återstår en viktig fråga, hur personen fungerar i det sammanhang där kompetensen ska användas. Kunskap och erfarenhet behöver kunna omsättas tillsammans med andra människor, i den kultur, struktur och arbetsmiljö som finns i organisationen. Förmågan att kommunicera, samarbeta, anpassa sig till olika situationer och förstå verksamhetens förutsättningar kan därför få stor betydelse för hur kompetensen kommer till användning. Det handlar om samspelet mellan individens erfarenheter och den miljö där dessa erfarenheter ska skapa värde. Det är också en anledning till att kompetensmatchning behöver vara mer nyanserad än en jämförelse mellan kravprofil och CV. En person kan uppfylla många formella krav och samtidigt ha en erfarenhetsprofil som passar mindre väl för det aktuella uppdraget, medan en annan kandidat kan ha en något annorlunda bakgrund men erfarenheter som är direkt relevanta för den utmaning verksamheten står inför. När matchningen tar hänsyn till både formell kompetens, praktisk erfarenhet och sammanhang ökar möjligheten att förstå vad personen faktiskt kan bidra med. Kompetensförsörjning är ett arbete över tid Verksamheter förändras, och därför förändras också kompetensbehoven. Nya tekniker, förändrade arbetssätt, nya regelverk, organisatoriska förändringar och utvecklade kundbehov kan påverka vilken kunskap och erfarenhet som behövs. Det gör kompetensförsörjning till en kontinuerlig process där organisationer behöver kunna identifiera nya behov och anpassa sin kompetens över tid. Den långsiktiga frågan blir därför hur verksamheten kan skapa en kombination av kompetenser som fungerar både för dagens uppgifter och för den utveckling som väntar framåt. För organisationer kan det innebära att arbeta mer aktivt med vilka kompetenser som redan finns, vilka som behöver utvecklas och vilka som kan behöva tillföras utifrån. Det kan handla om kompetensutveckling för befintliga medarbetare, rekrytering av nya medarbetare eller tillfällig förstärkning genom konsulter och specialistkompetens. Olika behov kan kräva olika lösningar, och genom att börja i verksamhetens faktiska situation blir det lättare att skapa en mer genomtänkt helhet. Kompetensförsörjning blir då en del av verksamhetens utveckling, snarare än en fråga som aktualiseras först när en tjänst behöver tillsättas. Att hitta rätt kompetens börjar med att förstå vad rätt betyder Det finns sällan en enda universell definition av rätt kompetens. Vad som är rätt för en organisation, ett team eller ett projekt beror på vad verksamheten vill uppnå, vilka resurser som redan finns och vilka utmaningar som behöver hanteras. Därför behöver kompetensmatchning börja med en förståelse för sammanhanget, därefter kan utbildning, erfarenhet, specialistkunskap och personliga förutsättningar vägas samman till en relevant kompetensprofil. När den processen görs ordentligt blir matchningen mer än en fråga om att fylla en vakant plats. På Akademikerpoolen utgår vi från just detta perspektiv, att kompetens behöver förstås i sitt sammanhang. Vår uppgift är att matcha akademisk kompetens med verksamheter som behöver förstärka sin organisation, genom rekrytering, konsultlösningar och kompetensförsörjning utifrån olika typer av behov. Akademiska studier ger en kunskapsgrund, arbetslivet utvecklar erfarenheten och varje uppdrag skapar nya möjligheter att omsätta kompetensen i praktiken. Det är i mötet mellan dessa delar som en kompetensprofil får sitt verkliga innehåll, och det är också där en genomtänkt matchning kan skapa värde för både individ och verksamhet.